はじめに
マンション管理組合は、多くの課題に直面しています。特に建物老朽化の進行に比例して増え続ける管理業務の負担は管理組合の運営に重く圧し掛かっています。本来、管理組合の情報は組合員全員で共有し、共に解決を考えていくべきものです。またマンションの歴史とも云える過去の理事会の活動や修繕の記録はいつでも取り出し、次の問題解決に生かしていくべきです。しかしながら多くのマンションで情報は閉鎖的です。管理組合の運営は客観的に評価されることなく、竣工図から総会資料や議事録、点検や修繕の記録まで、資料はそのまま眠ったままになるかあるいは知らず棄てられているのが実情です。これらの問題を解決し、管理組合の運営をスムーズにするための答えが、様々な管理組合の資料をデジタルデータで蓄積・保管するマンション履歴情報プラットフォーム「マンションみらいネット」です。以下にそのメリットをご紹介します。
※マンションみらいネットを運営する公益財団法人マンション管理センターは、マンションの管理の適正化を推進するために設立された公益財団法人です。マンション管理士の試験機関及び登録機関であり、管理計画認定制度認定手続支援サービスの提供機関でもあります。平成１３年８月に施行された「マンション管理適正化法」に基づき、国土交通大臣から我が国唯一の「マンション管理適正化推進センター」に指定されています。
第一のメリット: 管理組合の負担軽減
マンションみらいネットは、管理組合の理事や役員の負担を大幅に軽減します。デジタル化されたプラットフォームを通じて、会議の設定、議事録の作成、住民への通知といった業務が簡単になります。これにより、高齢の理事や忙しい役員でも、管理業務を効率的に行うことが可能になります。
第二のメリット: コスト削減
デジタルデータの提供により、各組合員は自宅で必要な文書だけを印刷することができます。これにより、管理規約や総会資料などの印刷コストを削減できます。また、郵送費用の削減にもつながり、組合の運営コスト全体を下げることができます。
第三のメリット: 省スペース
紙媒体の文書は大量の保管スペースを必要としますが、マンションみらいネットを利用することで、これらの文書をデジタル化し、物理的な保管スペースを削減できます。これは、特にスペースに限りがあるマンションにとって大きなメリットです。
第四のメリット: 検索の速さ
過去の修繕やトラブル対応の記録を人の記憶頼りに紙媒体で探すのは非効率です。
ましてや理事役員が頻繁に交代する管理組合では過去資料を見つけるのは大変な作業です。マンションみらいネットでは組合図書室に入れておけば検索エンジンを利用してこれらの記録を迅速に情報を見つけることができます。これにより、時間の節約に大きく貢献します。
第五のメリット: セキュリティと紙保存の限界
紙の文書は、長期間にわたる劣化、破れ、紛失などのリスクが常に存在します。マンションみらいネットを利用することで、これらのリスクから解放されます。デジタル化された文書は、クラウド上で安全に保存され、物理的な損傷や紛失の心配がありません。さらに、セキュリティ対策も強化され、不正アクセスから文書を守ることができます。
第六のメリット：他のマンションとの比較
登録された他のマンションの公開情報を見ることができるほか、マンションの全体の平均との比較の一覧表を作成します。自分のマンションの運営状況を再点検するとともに、改善につなげることができます。
結論
マンションみらいネットは、紙の文書に代わる安全で信頼性の高いデジタルプラットフォームという代替手段を提供し、管理組合の運営をより安心で効率的なものにできます。既に企業や公共の機関では急速にデジタル化が進んでいます。紙の時代からデジタル化の時代へ、あなたの管理組合も未来への一歩を踏み出しましょう。
マンションみらいネット https://www.mirainet.org/